Je gaat op vakantie en wilt dat mensen die jou een e-mail sturen automatisch een melding ontvangen dat je er niet bent: een automatisch antwoord. Je weet dat dit kan, maar hoe?

Instellen automatisch antwoord

Ga naar Outlook, tabblad Bestand, Automatische antwoorden.

Kies vervolgens voor Automatische antwoorden verzenden en bepaal eventueel een tijdsbereik waarin de antwoorden automatisch verzonden moeten worden. Het voordeel hiervan is dat je dit vooraf al in kunt stellen, waardoor de kans dat je dit op het laatste moment vergeet kleiner is. Bovendien stopt het verzenden van automatische antwoorden dan… automatisch.

Nu kun je kiezen of je het bericht alleen naar mensen buiten je organisatie wilt versturen, of ook naar collega’s. Ook kun je twee teksten maken, zodat je collega’s bijvoorbeeld een informeel bericht ontvangen en mensen buiten je organisatie een formeler bericht.

Blunders

Er worden veel blunders gemaakt bij het schrijven van deze automatische antwoorden. Grove spelfouten, onduidelijkheden of zelfs verkeerde data. De tekst is meestal kort, maar zorg er hoe dan ook voor dat het correct is!
Diana van Riel, van Rieel~organisatieverbeteringen, schreef hier een blog over. Een aanrader!

Automatische antwoorden

Uitzetten

Als je wilt stoppen met het automatisch verzenden van antwoorden, bijvoorbeeld als je geen tijdsbereik hebt aangegeven of eerder terug bent van vakantie, kun je dit eenvoudig weer uitzetten. Ga weer naar het dialoogvenster Automatische antwoorden (Bestand, Automatische antwoorden) en klik op Geen automatische antwoorden verzenden.

Mis geen tips!