Gebruik stemknoppen voor snelle antwoorden

Stuur je een e-mail waarbij je alleen een simpel antwoord verwacht? Gebruik dan stemknoppen. Voor beide partijen heeft het gebruik van stemknoppen voordelen. Jij bereidt de vraag zo voor, dat de ontvanger slechts een keuze hoeft te maken uit enkele mogelijke antwoorden. Hierdoor kan de ontvanger de e-mail supersnel verwerken. Dit vergroot de kans dat je ook daadwerkelijk antwoord krijgt. Bovendien heeft dit nóg een aantal belangrijk voordelen.

Zo staat het antwoord in het onderwerp, zodat je het antwoord direct ziet en niet eerst een e-mail door hoeft te worstelen. En het wordt nóg beter: stuur je de vraag naar meerdere mensen, verzamelt Outlook de reacties in een simpel overzicht. Nu hoef je nooit meer vele e-mailtjes door te worstelen om alle antwoorden te verzamelen!

Let wel op: dit werkt alleen in Outlook. Stuur je de e-mail naar mensen die Outlook niet gebruiken, krijgen zij wel de e-mail, maar de stemknoppen zien ze niet.

Uit welke antwoorden kan er gekozen worden

Standaard kun je antwoorden toevoegen als Goedgekeurd/Afgekeurd, Ja/Nee en Ja/Nee/Misschien. Gelukkig kun je dit ook zelf aanpassen.

Hoe voeg ik stemknoppen aan de e-mail toe

Hiervoor open je een nieuwe e-mail en klik je op tabblad Opties op Stemknoppen gebruiken. Vervolgens kies je een van de opties óf Aangepast. Kies je voor Aangepast, opent er een dialoogvenster. Achter Stemknoppen gebruiken vul je dan jouw opties in, gescheiden door een puntkomma.

Stemknoppen

Stemknoppen

Wat moet ik verder doen

In de e-mail komt een melding te staan:

Stemknoppen

De rest van de e-mail blijft gelijk, je hebt dus alle ruimte om je vraag te stellen.

Wat moet de ontvanger doen

De ontvanger krijgt een melding van de stemknoppen:

Stemknoppen

Klikt de ontvanger daarop, krijgt hij (of zij) de opties te zien. Klikt hij op een van de opties, kan hij vervolgens kiezen om het bericht direct te verzenden of om het antwoord te bewerken voor verzending. Dit is vergelijkbaar met vergaderverzoeken.

Stemknoppen

Hoe weet ik waarvoor de ontvanger kiest of ontvangers kiezen

Jij krijgt vervolgens een e-mail waarin het antwoord staat.

Stemknoppen

Klik je op de tekst “De afzender heeft als volgt gereageerd: Ja.”, kun je kiezen voor Stemantwoorden weergeven. Je krijgt dan een lijstje met geadresseerden en ziet daarachter wie er wel en geen antwoord heeft gegeven en zo ja, wat het antwoord dan was. Bovendien worden er totalen weergegeven. Ideaal toch?!

Elkaar helpen

Laten we elkaar eens helpen. Ik trap af: in een e-mail aan een projectteam geeft de secretaresse de keuze uit 3 mogelijke productfoto’s voor een geheel vernieuwend product. Ze gebruikt daarbij de stemknoppen Keuze 1/Keuze 2/Keuze 3, waarbij de stemknoppen gelijk zijn aan de namen van de foto’s, om verwarring te voorkomen. Welk voorbeeld heb jij?

Op de hoogte blijven?

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: