Automatisch antwoorden bij afwezigheid

Je gaat op vakantie en wilt dat mensen die jou een e-mail sturen automatisch een melding ontvangen dat je er niet bent: een automatisch antwoord. Je weet dat dit kan, maar hoe?

Instellen automatisch antwoord

Ga naar Outlook, tabblad Bestand, Automatische antwoorden.

Kies vervolgens voor Automatische antwoorden verzenden en bepaal eventueel een tijdsbereik waarin de antwoorden automatisch verzonden moeten worden. Het voordeel hiervan is dat je dit vooraf al in kunt stellen, waardoor de kans dat je dit op het laatste moment vergeet kleiner is. Bovendien stopt het verzenden van automatische antwoorden dan… automatisch.

Nu kun je kiezen of je het bericht alleen naar mensen buiten je organisatie wilt versturen, of ook naar collega’s. Ook kun je twee teksten maken, zodat je collega’s bijvoorbeeld een informeel bericht ontvangen en mensen buiten je organisatie een formeler bericht.

Blunders

Er worden veel blunders gemaakt bij het schrijven van deze automatische antwoorden. Grove spelfouten, onduidelijkheden of zelfs verkeerde data. De tekst is meestal kort, maar zorg er hoe dan ook voor dat het correct is!
Diana van Riel, van Rieel~organisatieverbeteringen, schreef hier een blog over. Een aanrader!

Automatische antwoorden

Uitzetten

Als je wilt stoppen met het automatisch verzenden van antwoorden, bijvoorbeeld als je geen tijdsbereik hebt aangegeven of eerder terug bent van vakantie, kun je dit eenvoudig weer uitzetten. Ga weer naar het dialoogvenster Automatische antwoorden (Bestand, Automatische antwoorden) en klik op Geen automatische antwoorden verzenden.

Mis geen tips!

4 gedachten over “Automatisch antwoorden bij afwezigheid

  1. Hallo Joyce,

    Ik ben nog steeds heel blij dat ik jouw site heb gevonden en raak met behulp van jouw tips en uitleg steeds meer, beetje bij beetje, thuis in Office.
    Fijn dat je deze tip weer even uit de kast haalt. Ik kon echter je duidelijke aanwijzingen niet uitvoeren en heb -na even zoeken – gevonden dat dat ligt aan het feit dat ik vanuit huis met een POP-account werk. Nu is daar ook een oplossing voor (regel instellen) zegt men op internet, alleen werkt dit alleen als je computer aanstaat en je Outlook opent. Het kan aan mij liggen, maar volgens mij wil je deze regel juist toepassen als je je computer en dus Outlook niet wilt of kunt openen? Heb jij tips? Is Outlook voor mij dan niet het juiste mailprogramma misschien?

    Hartelijke groet,
    Monique

    • Hallo Monique,

      Wat fijn dat je veel aan mijn tips en uitleg hebt, leuk om te lezen! Het automatisch antwoorden is vooral bedoeld voor mensen die met Microsoft Exchange werken. Ik wil in mijn uitleg niet te technisch worden, wel kan ik aangeven dat dit met name geschikt is voor de werkomgeving. Als kleine ondernemer/privépersoon zonder Microsoft Exchange werkt de functie Automatisch antwoorden helaas niet. Je kunt dan inderdaad met regels werken (zie ook het artikel https://haalmeeruitoffice.nl/regels-gebruiken-om-je-e-mail-automatisch-te-sorteren/), maar dit is niet ideaal. Dan moet je ook je computer aan en Outlook open laten staan. Het instellen doe je dan inderdaad vanuit huis. Eventueel kun je kijken of er mogelijkheden zijn bij je provider, via webmail bijvoorbeeld.

      Eventueel mag je mij informatie over je situatie mailen (info@haalmeeruitoffice.nl), dan kan ik je wat persoonlijker advies geven en/of doorverwijzen naar een partner.

      Met vriendelijke groet,

      Joyce Dunnewold
      Haal meer uit Office

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: