Breakout Rooms

Ons geduld werd nogal op de proef gesteld, maar inmiddels is het er dan eindelijk: de Breakout Rooms in Teams. En ik moet zeggen: ik ben aangenaam verrast. Het werkt goed en relatief eenvoudig. Natuurlijk zijn er wel wat zaken om op te letten, maar dat houd je altijd.

In dit blogartikel leg ik je uit hoe de Breakout Rooms werken. In het Nederlands wordt dit “Aparte vergaderruimten” genoemd. Let wel op wie de vergadering organiseert: op dit moment kan alleen de organisator de Breakout Rooms instellen, activeren en sluiten.

Breakout Rooms aanmaken

De ruimten kun je vooraf al klaarzetten, de deelnemers kun je pas verdelen als iedereen daadwerkelijk is ingelogd. Om de vergaderruimten aan te maken ga je in de vergadering. Dit kun je al doen zodra je de vergadering aangemaakt hebt, maar ook net voor of tijdens de vergadering. In beide gevallen gewoon via de link “Klik hier om deel te nemen aan de vergadering” in Outlook en “Deelnemen” in Teams, zoals je dat normaal dus ook zou doen. Klik nu op het icoontje rechts naast het handje.

Je krijgt dan een venster waarin je kunt aangeven hoeveel ruimten je wilt maken. Dat kan van 1 tot maar liefst 50 stuks.

Daarna bepaal je of je de deelnemers aan de vergadering automatisch wilt laten verdelen tussen de ruimten of dat je deze verdeling handmatig wilt doen. Goed om te weten: kies je voor automatisch, kun je toch wijzigingen aanbrengen. De basisverdeling wordt gemaakt, maar hier heb je dus zelf nog invloed op. Hierover later meer.

Klik daarna op Vergaderruimten maken om de Breakout Rooms aan te maken.

Ik zat in een vergadering met Christi en Nina, zij zijn automatisch verdeeld tussen de twee ruimtes.

De vergaderruimten hebben nu automatisch namen als Room 1 en Room 2 gekregen. Het is handig om deze namen te wijzigen. Het is dan duidelijker in welke ruimte iedereen zit, voor jezelf als je wisselt tussen de ruimen én in de chat – zowel tijdens als na de vergadering. Het wijzigen doe je door op de drie puntjes naast de ruimten te klikken. Kies dan voor “Naam van vergaderruimte wijzigen”.  

Hier wijzig je de naam en dan klik je weer op “Naam van vergaderruimte wijzigen”.

Deelnemers verdelen

In mijn voorbeeld zie je dat Christi en Nina allebei aan een andere ruimte toegewezen zijn. Ik wil nu Nina toch toewijzen aan de ruimte “Voorbeeld A”. Om zoiets te doen klik je op het kleine pijltje voor de ruimte, zodat deze openklapt. Nu kan ik een vinkje zetten voor “Alles selecteren” of voor de betreffende deelnemer(s). Daarna klik je op Toewijzen en kies je naar welke ruimte de persoon/personen moeten.

Breakout starten

Wanneer je zover bent om de deelnemers over de ruimten te verdelen kies je bovenaan voor Start vergaderruimten of open je een van de vergaderruimten via de drie puntjes achter de ruimte. Let op: de deelnemers verhuizen vervolgens automatisch naar de aparte vergaderruimte. Dit duurt ongeveer 10 seconden.

Bericht sturen naar deelnemers

Je kunt een aankondiging doen voor alle vergaderruimten, hiervoor klik je op de drie puntjes naar “Aparte vergaderruimten” en vervolgens voor “Een aankondiging doen”.

De aankondiging komt in de chat te staan. De deelnemers zien dit in de chat bij de vergadering, maar ook bij het onderdeel Chat in Teams zelf. De aankondiging krijgt automatisch de melding Belangrijk mee, waardoor deze goed opvalt.

Wil je een bericht sturen naar een specifieke ruimte, ga dan naar die ruimte of naar de chat van die ruimte en verstuur het als gewoon bericht. Eventueel kun je daar zelf “Belangrijk” bij aangeven, dit gebeurt niet automatisch.

Zelf wisselen tussen ruimten

Je kunt zelf vrij wisselen tussen de verschillende ruimten. Hiervoor ga je naar de drie puntjes bij de ruimte en klik je op “Deelnemen aan vergadering”.

Als je klaar bent om naar de hoofdvergadering te gaan of juist naar een andere ruimte wilt, klik je bovenaan op Verlaten. Je komt niet automatisch terug in de hoofdvergadering, daarvoor moet je nog even op Hervatten klikken.

Vergaderruimten sluiten

Wil je de hoofdvergadering hervatten, klik dan op Sluit vergaderruimten (net onder Deelnemers toewijzen). De deelnemers krijgen een melding dat ze over 10 seconden terug gaan en gaan daarna ook automatisch terug naar de hoofdvergadering. Uiteraard kun je ervoor kiezen om vooraf zelf een aankondiging te sturen dat over een x aantal minuten de hoofdvergadering hervat wordt. Met het sluiten van de ruimte sluit ook de chat (voor de deelnemers).

Instellingen

Bij de drie puntjes naast Aparte vergaderruimten kun je naar de instellingen gaan. Hier stel je in of deelnemers automatisch naar de vergaderruimten gaan als jij deze opent, verder bepaal je hier of deelnemers zelf naar de hoofdvergadering terug mogen gaan.

Bijzonderheden

Er zijn een aantal bijzonderheden die ik opmerkte bij de eerste testen. Die noem ik hier alvast, met een eerste oplossing.

Wat te doen bij vragen van deelnemers

Ik heb nog geen ideale manier gevonden waarop deelnemers de aandacht van de organisator kunnen vragen. Ze kunnen de hand opsteken, maar dit zie je alleen als je in dezelfde vergaderruimte bent. Tot nu toe adviseer ik om vooraf duidelijk aan te geven dat mensen je kunnen taggen (via @) als er vragen zijn en dan zelf de chat goed in de gaten te houden.

Bestanden delen met de deelnemers

In de chat van de vergaderruimte kun je (nog?) geen bestanden delen. Dit kan wel als je naar de chat zelf gaan, in Teams zelf dus.

Deelnemer heeft de vergadering verlaten

In mijn eerste test verliet een deelnemer de vergadering. Toen zij weer deelnam, kwam zij in de hoofdvergadering. Gaat de deelnemer naar de chat, kan daar rechtsboven gekozen worden voor Deelnemen. Informeer de deelnemers hier dus over. En maak het ze makkelijk door een aankondiging te doen na het starten van de aparte vergaderruimten, zodat deelnemers de chat eenvoudiger terug kunnen vinden.

Eerste conclusie

Ik ben heel enthousiast over de Breakout Rooms. De werking is mooi en duidelijk. Er komt vast nog één en ander naar boven dat nog niet perfect is, maar de eerste indruk is goed.

Bekijk jij liever een video over de werking van de Breakout Rooms? Bekijk dan mijn online leeromgeving eens. Als abonnee heb je toegang tot ruim 150 video’s* over Microsoft Office, met zowel oude en vertrouwde programma’s als de vele nieuwe functies die de verschillende programma’s te bieden hebben. Tot en met 31 december 2020 krijg je nog € 75,00 korting op een jaarabonnement, wacht dus niet te lang!

* En hier worden steeds nieuwe video’s aan toegevoegd.

Naar de online leeromgeving

 

Update 18-12-2020: Je kunt de Breakout-Rooms alleen instellen als je zelf de organisator bent. Er zijn grote wensen dat je deze rechten ook over kunt dragen of dit met meerdere mensen in kunt stellen. Je kunt hierop stemmen.

2 gedachten over “Breakout Rooms”

  1. Dit is een fijne uitleg! Ik heb nog een vraag. Kunnen in de breakout rooms ook films of geluidbestanden afgespeeld worden door een van de deelnemers/verantwoordelijke voor de room?

    Beantwoorden
    • Hoi Dolores,

      Dank je wel. Fijn at je er veel aan hebt. Ja, dat kan. In de aparte vergaderruimten mag je nog steeds je scherm delen. Wil je een bestand delen, kun je het beste naar de ‘losse’ chat gaan. Dan bedoel ik niet de chat van de vergaderruimte, maar de chat in Teams zelf. Je vindt deze het makkelijkste als je een aankondiging doet, dan verschijnt de chat automatisch bij de Chats. Daar vind je het tabblad Bestanden, waar je een bestand kunt delen. Ik hoop dat het duidelijk is met alleen tekst en geen schermafdrukken/beeld.

      Ik kan het je ook laten zien. Dat kan door een gratis en vrijblijvend adviesgesprek aan te vragen.

      Groetjes,
      Joyce Dunnewold

      Beantwoorden

Plaats een reactie

Nieuw!

Bekijk nu mijn online leeromgeving
en word lid met korting

Naar de online leeromgeving
%d bloggers liken dit: