Outlook

In mijn trainingen merk ik dat het voor veel secretaresses een uitdaging is om het overzicht te bewaren. Je ontvangt veel e-mails met opdrachten, een manager komt binnen, de telefoon gaat, er zijn terugkerende afspraken, hoe manage je dat allemaal?

Veel secretaresses gebruiken de agenda om hun taken in te zetten. Dit heeft een aantal belangrijke nadelen. Een daarvan is dat je door de bomen het bos niet meer ziet: als je een afspraak moet maken, wanneer kan dat dan nog als je jouw hele agenda helemaal vol staat met taken?

Meer lezenWerken met taken in Outlook

Dat je in Outlook heel veel zaken kunt instellen weet je ongetwijfeld. Een aantal van die opties zijn specifiek voor het versturen van e-mail. Daar wil ik het graag eens met je over hebben. Die opties maken je werk namelijk makkelijker. En dat wil jij vast ook ervaren.

De eerste opties liggen wat voor de hand, zoals het vragen van een leesbevestiging, maar er zijn ook veel onbekendere opties waar je gemak van gaat hebben. 

Meer lezenHandige instellingen vóór het versturen van je e-mail

De meeste secretaresses gebruiken de agenda van Outlook. Het programma is vrij eenvoudig en het gebruik spreekt dan meestal ook wel voor zich. Het gevolg is vaak dat mensen denken dat ze alles wel weten, terwijl bij trainingen vaak blijkt dat veel handige opties onbekend zijn. Daarom in dit blogartikel: 5 tips voor de agenda in Outlook. 

Meer lezen5 tips voor de agenda in Outlook

Je kunt veel werk en dus tijd besparen als je slim nadenkt over je werk. Welke e-mails verstuur je vaak? Overweeg om hier sjablonen van te maken. In die e-mail zet je dan de tekst die je vaak verstuurd. Eventueel kun je zelfs de ontvanger al invullen en heel handig: je kunt ook de bijlagen al toevoegen. En ja, ik weet dat het omslachtig is om sjablonen in Outlook weer terug te vinden, natuurlijk heb ik daar ook een handige tip voor. 

Meer lezenSjablonen in Outlook

Weet je dat je heel eenvoudig meer overzicht kunt creëren met voorwaardelijke opmaak? Deels doe je dat al. Denk bijvoorbeeld aan het vet en in blauw weergeven van ongelezen e-mail. Zo kun je bijvoorbeeld ook e-mail van je manager of belangrijkste klant in een roze kleur weer laten geven. Of mailtjes waarin je in de cc staat in het groen, of reistijd in het grijs (in de agenda). Dit bepaal je zelf heel eenvoudig. 

Meer lezenGebruik voorwaardelijke opmaak voor meer overzicht in Outlook

Een prettige werkgewoonte is het zo leeg mogelijk houden van je inbox. Het helpt bij het focussen en voorkomen van stress. Gebruik je hiervoor de functie Snelle stappen in Outlook, bespaar je bovendien enorm veel tijd.

Het idee is simpel: waar je normaal gesproken meerdere stappen uit moet voeren om een e-mail te verwerken, voeg je dat nu samen in een Snelle stap. Je gebruikt dit als je een proces niet volledig kunt automatiseren door Regels te gebruiken. 

Meer lezenSnelle stappen gebruiken in Outlook

Stuur je een e-mail waarbij je alleen een simpel antwoord verwacht? Gebruik dan stemknoppen. Voor beide partijen heeft het gebruik van stemknoppen voordelen. Jij bereidt de vraag zo voor, dat de ontvanger slechts een keuze hoeft te maken uit enkele mogelijke antwoorden. Hierdoor kan de ontvanger de e-mail supersnel verwerken. Dit vergroot de kans dat je ook daadwerkelijk antwoord krijgt. Bovendien heeft dit nóg een aantal belangrijk voordelen.

Meer lezenGebruik stemknoppen voor snelle antwoorden

Huh? Ja, dat is echt de zin die ik, als groot Office-fan, geschreven heb. Wel moet er een kanttekening bij: je kunt Outlook beter niet gebruiken als je grote hoeveelheden e-mailberichten wilt versturen, zoals bij mailings meestal het geval is.

Nog steeds zie ik heel vaak dat de mailings verstuurd worden vanuit Outlook. Hier zitten enkele nadelen en zelfs gevaren aan, zoals dat je helemaal geen e-mail meer kunt versturen. Verder loopt je bij het versturen van mailings zelfs kans op boetes tot wel 450.000 euro per overtreding! Dat zijn belangrijke redenen waarom ik dit onder je aandacht wil brengen. 

Meer lezenMailings beter niet met Outlook versturen

Onlangs vroeg iemand hoe ze de verschillende lijsten met contactpersonen up-to-date kan houden. En later vroeg iemand hoe hij contactpersonen eenvoudig kan indelen. Tijd dus voor een blog over het indelen van de contactpersonen. Ook leer ik je hoe je een e-mail naar een categorie kan sturen.

Meer lezenContactpersonen indelen

Iedereen die met meerdere agenda’s werkt weet het belang van overzicht houden. Hoe houd jij het overzicht? Outlook heeft hier een mooie optie voor: de overlayweergave. Hiermee leg je agenda’s over elkaar heen, waardoor je direct ziet welke afspraken er voor een bepaalde dag (tijd/week/maand e.d.) gepland staan, zonder verschillende agenda’s te hoeven raadplegen. Dit is handig als je werkt met een agenda privé en zakelijk, maar ook als je toegang hebt tot agenda’s van bijvoorbeeld directieleden. 

Meer lezenOverzicht agenda’s (overlayweergave)