Tijd creëren in agenda

Veel mensen hoppen van de ene vergadering naar de andere. In trainingen zie ik de agenda’s van met name managers en directeuren van ‘s morgens vroeg tot ‘s avonds laat vol staan. Natuurlijk is het belangrijk om stil te staan bij het belang van de vergaderingen. Het is lang niet altijd noodzakelijk om daadwerkelijk bij de vergadering aanwezig te zijn, of misschien hoeft je manager of directeur slechts bij een bepaald deel aanwezig te zijn.

Meer lezen

Opties in je agenda? Vind ze supersnel!

We kennen het allemaal: we willen een afspraak/vergadering plannen en geven hiervoor meerdere opties af. De opties wil je in de agenda zetten, zodat je deze later weer eenvoudig kunt verwijderen.

Ik zie zelden dat er gebruik wordt gemaakt van een categorie optie, terwijl dit een heel handige mogelijkheid is. Daarom in dit blogartikel aandacht voor specifiek dit onderdeel van Outlook.

Meer lezen

Slepen maar!

Er is een functie die in bijna iedere Outlook-training wel behandeld wordt: het slepen van e-mail. En dan bedoel ik niet het slepen naar een mapje onder Postvak IN, maar naar een ander onderdeel binnen Outlook, de takenlijst bijvoorbeeld. Dit maakt het heel eenvoudig om je e-mail snel te verwerken.

In het artikel Werken met taken in Outlook beschreef ik al waarom je met taken in Outlook zou moeten werken. En nee, je moet natuurlijk niets, maar het helpt wel echt om effectiever te werken en het overzicht te bewaren. Zeker als je ook nog werkt met einddatums. Afijn, het artikel is echt een aanrader.

Meer lezen

Outlook – FindTime

Ken je Datumprikker? Waarschijnlijk wel. Het is een handige mogelijkheid om met meerdere mensen een afspraak te maken. Een belangrijk nadeel is echter dat de opties niet in je agenda komen. Deze moet je dan dus handmatig toevoegen én later weer verwijderen. Gelukkig kan dit ook anders: met FindTime. Dit is een gratis extra toevoeging aan Office 365 (Outlook), die alleen de organisator eenmalig hoeft te installeren. De ontvangers hoeven niets te installeren.

Meer lezen

iCalender

Ik hoor de laatste tijd veel geluiden over de vergaderverzoeken in Outlook. Intern is het prima om dit te gebruiken, maar hoe zit het als je een afspraak hebt met een ‘extern iemand’? Niet iedereen vindt het prettig om een vergaderverzoek te ontvangen. Ik ben er zelf ook niet zo dol op.

Belangrijk is ook dat vergaderverzoeken alleen binnen Outlook werken. Stuur je een verzoek naar een grote groep mensen waarvan een deel bijvoorbeeld een Google of Apple agenda gebruikt, werkt het vergaderverzoek niet. Toch is hier ook een oplossing voor.

Meer lezen

Outlook opstarten met agenda

Je bent van me gewend dat ik functies van A-Z behandel. Soms kan het echter ook simpeler, zo ook met dit blogartikel.
In mijn Outlook-trainingen zit altijd een stukje ‘timemanagement’. De meeste gebruikers willen immers graag veel tijd besparen bij het verwerken van e-mail. Dit doe je met veel functies binnen Outlook, maar een stukje bewustwording over ‘hoe het ook kan’ helpt zeker.

Meer lezen

Werken met taken in Outlook

In mijn trainingen merk ik dat het voor veel secretaresses een uitdaging is om het overzicht te bewaren. Je ontvangt veel e-mails met opdrachten, een manager komt binnen, de telefoon gaat, er zijn terugkerende afspraken, hoe manage je dat allemaal?

Veel secretaresses gebruiken de agenda om hun taken in te zetten. Dit heeft een aantal belangrijke nadelen. Een daarvan is dat je door de bomen het bos niet meer ziet: als je een afspraak moet maken, wanneer kan dat dan nog als je jouw hele agenda helemaal vol staat met taken?

Meer lezen

Handige instellingen vóór het versturen van je e-mail

Dat je in Outlook heel veel zaken kunt instellen weet je ongetwijfeld. Een aantal van die opties zijn specifiek voor het versturen van e-mail. Daar wil ik het graag eens met je over hebben. Die opties maken je werk namelijk makkelijker. En dat wil jij vast ook ervaren.

De eerste opties liggen wat voor de hand, zoals het vragen van een leesbevestiging, maar er zijn ook veel onbekendere opties waar je gemak van gaat hebben. 

Meer lezen

Naamswijziging

Haal meer uit Office wordt Haal meer uit Microsoft.
De naam wordt rustig aan overal gewijzigd, vandaar
dat je ze allebei tegen kunt komen.

Naar de online leeromgeving
%d bloggers liken dit: