Halsoverkop met Teams gestart? Lees dit dan even!

Half Nederland, of eigenlijk de halve wereld, moet op dit moment thuiswerken. Microsoft Teams is hier natuurlijk fantastisch voor, want het biedt ontzettend veel mogelijkheden om toch vanuit huis aan de slag te gaan. Ik zie dan ook dat heel veel organisaties halsoverkop Teams beschikbaar hebben gemaakt voor de medewerkers. En hoewel dat natuurlijk fantastisch is, is er ook een andere kant, die wat mij betreft onvoldoende benadrukt wordt.

Wordt Teams alleen gebruikt om online te vergaderen – letterlijk alleen beeldbellen – is er niets aan de hand. Ga je echter ook gesprekken aan en deel je bestanden, wordt het anders.

Wanneer een organisatie ‘normaal’ met Teams start, wordt er (als het goed is) veel tijd en aandacht besteed aan de inrichting ervan. Er wordt dan voor gezorgd dat iedereen de juiste rechten heeft, veelvuldig gesproken en nagedacht over welke Teams en Kanalen er gemaakt worden, welke apps binnen Teams toegestaan worden, welke koppelingen er wel/niet wenselijk zijn en welke tabbladen in gebruik genomen worden. Ook wordt er gekeken naar het onderhoud: welke teameigenaren zijn er, wie zijn moderatoren, wanneer wordt een team gearchiveerd/verwijderd en dergelijke. En, het allerbelangrijkste, er wordt een goede koppeling gemaakt met SharePoint, waarbij oude en nieuwe bestanden op de juiste plek bereikbaar worden gemaakt.

Ik zie nu dat veel organisaties halsoverkop Teams gaan gebruiken. Hierbij worden veel stappen overgeslagen. Dat hoeft niet erg te zijn, je wilt nu immers ook heel snel kunnen schakelen en direct aan de slag. Maar denk er tegelijk ook over na hoe je dat straks wilt doen.

Grofweg zijn er volgens mij drie mogelijkheden:

  1. Alleen videobellen, geen bestanden delen
    Als er geen bestanden gedeeld worden en alleen vergaderd wordt, loop je tegen minder problemen aan. Denk alsnog na over wat je doet met aangemaakte Teams en Kanalen.
  2. Tijdelijke omgeving
    Is Teams nu aangezet maar duidelijk gecommuniceerd dat het een tijdelijke omgeving is? Dan hoeft het geen probleem te zijn. Het gaat om een tijdelijke opslagplek, dus bestanden en gesprekken of andere aantekeningen moeten ook elders opgeslagen worden. Is dit bij alle medewerkers bekend?
  3. Definitief over
    Dit is zowel fantastisch als potentieel rampzalig. 😉 Het is natuurlijk fantastisch dat Teams nu de kans krijgt om zich te bewijzen. Maar de hele voorbereiding is overgeslagen en dat zal dus alsnog gedaan moeten worden. Hoe ga je om met de voorbeelden die ik noemde?

Zorg ervoor dat er geen chaos ontstaat. En dan doel ik niet alleen op de Teams en Kanalen, maar ook op individuele werkwijzen. Zonder enige begeleiding wordt het al snel een chaos en dat zorgt ervoor dat niet iedereen enthousiast is/blijft over Teams.

Er zijn heel veel secretaresses die dit artikel lezen. Denk niet dat het voor de organisatie zelf is, maar kaart dit bewust aan, bij je leidinggevende en ict. Laat zien dat je meedenkt, denk na over mogelijke oplossingen en zet jezelf op de kaart!

Willen jullie als team Microsoft Teams leren kennen, volg dan een (online) training of maak gebruik van mijn online leeromgeving. Daar vind je vele video’s.

Dit is echt iets voor ons team!

Plaats een reactie

Nieuw!

Bekijk nu mijn online leeromgeving
en word lid met korting

Naar de online leeromgeving
%d bloggers liken dit: