Handtekeningen in Outlook

Werk jij met Outlook? En heb je een (digitale) handtekening die je wilt wijzigen of wil je er juist een toevoegen? Ik krijg hier vaak vragen over. Met deze uitleg gaat het je ongetwijfeld lukken.

Handtekening maken

Start eerst met het maken van een nieuwe e-mail. Als je de nieuwe e-mail hebt geopend, kies je (op het tabblad Bericht) bij Opnemen voor Handtekening en vervolgens voor Handtekeningen… In het dialoogvenster dat nu geopend wordt, kun je kiezen voor Nieuw. Typ een naam voor de handtekening en klik op OK. Rechts kun je kiezen voor welk e-mailaccount je de handtekening in wilt stellen. Daaronder geef je aan welke handtekening je wilt gebruiken bij het maken van een nieuw bericht en welke handtekening je wilt gebruiken bij het beantwoorden of doorsturen van berichten. Als je alleen af en toe een handtekening toe wilt voegen, laat je deze opties op (geen) staan.

In het vak onder Handtekening bewerken kun je je handtekening opmaken. Je kunt zelf het lettertype, de grootte, de kleur en dergelijke kiezen. Ook kun je een visitekaartje, een afbeelding of een hyperlink toevoegen. Omdat ik vooral vragen krijg over het aanpassen van de handtekening en het toevoegen van een logo, zal ik die keuze wat verder uitwerken.

Rechts naast de mogelijkheid om een visitekaartje in te voegen, zie je een afbeelding met een monitor. Door daarop te klikken, kun je de locatie zoeken waar de te gebruiken afbeelding staat. Zoek deze op en klik op Invoegen. Naast Invoegen kun je ook kiezen voor Koppelen aan bestand en Invoegen en koppelen, dit kan door op het pijltje rechts naar Invoegen te klikken. Tip: maak de afbeelding vooraf op maat.

Als je klaar bent met het wijzigen van de handtekening, klik je op OK. Je kunt de nieuwe e-mail waarmee je gestart bent gewoon afsluiten zoals je gewend bent, de e-mail hoef je niet op te slaan.

Handtekening

Handtekening toevoegen

Als je hebt aangegeven dat de handtekening standaard in elk nieuw bericht moet komen, wordt de handtekening toegevoegd zodra je start met een nieuwe e-mail. Als je geen standaard handtekening hebt aangemaakt of je wilt nu een andere handtekening kiezen, dan kies je (in je nieuwe e-mail) op het tabblad Bericht, bij Opnemen en bij Handtekening de handtekening die toegevoegd moet worden aan je e-mail.

Wijzigen of verwijderen handtekening

Op dezelfde plek waar je de handtekening maakte, kun je deze ook wijzigen of verwijderen. Ga weer naar het dialoogvenster Handtekeningen… (dit heet eigenlijk Handtekeningen en e-mailpapier), selecteer de handtekening die je wilt wijzigen en pas aan wat je aan wilt passen. Klik op OK om dit op te slaan. Ook het verwijderen van de handtekening doe je in dit dialoogvenster. Selecteer de handtekening, klik op Verwijderen, bevestig deze keuze door op Ja te klikken en klik op OK om het dialoogvenster weer te sluiten.

Problemen met de opmaak/afbeelding

Het kan zijn dat je handtekening niet goed weergegeven wordt. In 9 van de 10 gevallen komt dit doordat er gewerkt wordt in een e-mail met “Tekst zonder opmaak”. Eventuele afbeeldingen en tekstopmaak gaan in dit geval verloren. In je e-mail ga je naar het tabblad Tekst opmaken en bij Opmaak kies je voor HTML. Nu voeg je opnieuw je handtekening toe en dan zie je wel je afbeelding en de opgemaakte tekst.

Antwoorden/doorsturen in andere kleur

Veel gebruikers van Outlook typen de tekst standaard in een blauwe kleur bij het beantwoorden of doorsturen van een e-mail. Zolang je niet werkt met een huisstijl, hoeft dit geen probleem te zijn. Maar als je wel werkt met een huisstijl, is het vervelend als deze niet toegepast wordt bij het beantwoorden of doorsturen van een e-mail. Hoewel dit onderdeel vooral te maken heeft met het briefpapier, zoeken mensen de oplossing vaak bij de handtekening. Daarom vind ik het toch bij dit onderwerp passen.

Om dit antwoorden/doorsturen in een andere kleur aan te passen, ga je opnieuw naar het dialoogvenster Handtekeningen en e-mailpapier. Op het tabblad Persoonlijk e-mailpapier zie je de optie Berichten beantwoorden of doorsturen. Waarschijnlijk staat de weergegeven voorbeeldtekst in het blauw. Door bij dit onderdeel op Lettertype te klikken, opent er een nieuw dialoogvenster. Wijzig hier de tekstkleur in zwart en pas eventuele andere onderdelen aan volgens je huisstijl. Klik dan op OK, weer op OK en nogmaals op OK om alle dialoogvensters te sluiten.

Zoals altijd: heb je vragen of lukt iets niet, laat het me weten. Ik help je graag.
Laatste tip: wil je het lettertype van (al) je e-mail wijzigen, doe dit dan door het briefpapier te wijzigen (zie het onderdeel Antwoorden/doorsturen in andere kleur). Je kunt – voor zover ik weet – slechts 1 briefpapier voor je e-mail kiezen. Dit kan onhandig zijn als je met meerdere e-mailaccounts werkt die allen een eigen huisstijl nodig hebben. Je moet dan een andere optie kiezen. Bijvoorbeeld door het werken met sjablonen of toch via de handtekening. De verschillende opties hebben verschillende voor- en nadelen, maar het gaat te ver om hier nu dieper op in te gaan. Bij veel belangstelling hiervoor zal ik er later een aparte bijdrage over schrijven.

Mis geen tips!

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: