Kop- en voettekst (het vervolg)

In de blog van vorige week leerde ik je al een en ander over kop- en voetteksten in Word. Je weet nu hoe je kop- en voetteksten kunt invoegen, verwijderen en aanpassen. Ook weet je al een en ander over paginanummering. Laten we nu eens kijken naar de andere opties.

Als je de kop- of voettekst bewerkt, krijg je een extra tabblad: Ontwerpen (Hulpmiddelen voor kop- en voettekst). De eerste drie knoppen op dit tabblad, bij het onderdeel Koptekst en voettekst, zijn behandeld in de eerdergenoemde blog.

Datum en tijd

Je hebt ze vast weleens gezien: documenten waarbij de datum in de voettekst staat. De datum kun je invoegen via het (extra) tabblad Ontwerpen, bij Invoegen, door te klikken op Datum en tijd. Je krijgt nu verschillende notaties, in het Nederlands of Engels (dit kun je aan de rechterkant instellen). Als je een vinkje zet voor Automatisch bijwerken, wordt de datum – inderdaad ja – automatisch bijgewerkt. De datum en/of tijd wordt ingevoegd zodra je op OK klikt. Overigens: de plek in de voettekst waar je staat voordat je begint met invoegen bepaalt waar de datum (en/of tijd) ingevoegd wordt. Door op je toetsenbord een keer op tab te drukken wordt de kop- of voettekst gecentreerd en door nogmaals te drukken wordt deze rechts uitgelijnd (als je de datum/tijd al ingevoerd had moet je daar wel voor gaan staan).

Kop- en voettekst (datum en tijd)

Standaard onderdelen invoegen

Het komt vaak voor dat er documenteigenschappen in de voettekst staan, zoals bijvoorbeeld de naam van het bestand. Dit doe je via Snelonderdelen. Dit vind je weer onder het tabblad Ontwerpen, bij Invoegen. Je klikt dan op Snelonderdelen en daarna op Veld. Bij Categorieën kies je voor Documentgegevens, vervolgens kies je daaronder voor FileName. In het midden van dit dialoogvenster kun je eventueel de opmaak bepalen. Vervolgens klik je op OK of je dubbelklikt op het gewenste veld. Het gaat te ver om hier alle opties te bespreken. Maar met wat logisch nadenken vind je hier wel wat je zoekt. Heb je Office 2013? Dan kan het nog eenvoudiger. Ga dan naar het tabblad Ontwerpen, bij Invoegen en kies voor Info over document. Hier vind je al enkele veelgebruikte velden.

Enkele maanden geleden heb ik de snelonderdelen al eens wat uitgebreider behandeld. Als je hier meer over wilt weten, kun je dit artikel lezen: https://haalmeeruitoffice.nl/tijd-besparen-snelonderdelen.

Ik wil een training volgen.

Afbeelding invoegen (bijvoorbeeld een logo)

Voor het invoegen van een afbeelding ga je via het tabblad Ontwerpen, bij Invoegen, naar Afbeelding. Je zoekt de juiste afbeelding en klikt op OK. De uitdaging zit ‘m in het goed plaatsen van de afbeelding. Meestal moet de afbeelding verkleind en verplaatst worden. Lukt dit niet? Lees dan mijn blogartikel over het opmaken van afbeeldingen of over het combineren van tekst en afbeeldingen.

Wil je graag een bestand koppelen? Klik dan in het dialoogvenster Afbeelding invoegen op het pijltje naast Invoegen. Hier kun je het bestand koppelen of invoegen en koppelen.

Illustratie toevoegen

Een illustratie voeg je toe door weer naar het tabblad Ontwerpen te gaan en nu te kiezen voor Illustratie. Je typt in waar je naar zoekt en kiest uit de resultaten. Dan klik je op Starten. Door dubbel te klikken op de illustratie wordt deze in je document gevoegd (daar waar je cursor stond voordat je begon). Niet gevonden wat je zocht? Klik op Meer zoeken op Office.com. In Office 2013 gebruik je Onlineafbeeldingen. Natuurlijk kun je ook het tabblad Invoegen gebruiken om items in je kop- of voettekst te zetten.

Navigeren door de kop- en voetteksten

Je kunt eenvoudig schakelen tussen kop- en voetteksten door op het werkblad Ontwerpen bij Navigatie te klikken op Naar koptekst of Naar voettekst. Via Vorige of Volgende kun je naar de vorige of volgende kop- of voettekst gaan. Verder staat hier nog Aan vorige koppelen. Dit heeft te maken met verschillende secties. Meer hierover lees je in het artikel over sectie-einden.

Kop- en voettekst (navigeren)

Opties

Als je een voorblad voor een document maakt, wil je meestal dat daar geen kop- en voettekst staat. Dit regel je eenvoudig door op het tabblad Ontwerpen bij Opties te klikken op Eerste pagina afwijkend.

Soms wil je dat even en oneven pagina’s verschillende kop- en/of voetteksten krijgen, bijvoorbeeld voor de locatie van de paginanummers. Zet dan een vinkje bij Even en oneven pagina’s verschillend, net onder Eerst pagina afwijkend.

Wil je bij het bewerken van de kop- en voettekst niet afgeleid worden door de inhoud van het document zelf? Dan zet je een vinkje net onder de twee hierboven genoemde mogelijkheden, namelijk bij Documenttekst weergeven.

Positie van de kop- en voetteksten

Op het tabblad Ontwerpen, bij Positie, kun je de hoogte van het zogenaamde koptekst- en voettekstgebied bepalen. Ook kun je hier een uitlijningstab invoegen. Deze tab kun je natuurlijk ook rechtstreek in de liniaal zetten (ook hier heb ik al eens een blog over geschreven: Teksten uitlijnen).

Aanvulling

Bij het schrijven van dit artikel ontkwam ik er niet aan om te verwijzen naar eerder geschreven artikelen. Ik begrijp dat dit niet altijd handig is als je iets zoekt. Alles nogmaals vermelden in dit artikel is echter ook niet handig. Het leest dan niet prettig en het artikel zou veel te lang worden.

Heb jij iets nieuws geleerd bij het lezen van dit artikel? Ik ben erg benieuwd wat dit dan is. Laat je het hieronder weten?

Op de hoogte blijven?

13 gedachten over “Kop- en voettekst (het vervolg)

  1. Navigatie in kop- en voetteksten; afbeelding of logo toevoegen, interessant leuk! Alweer wat bijgeleerd. Bedankt Joyce.

  2. Hai Joyce,

    Weet jij of het mogelijk is bij verplaatsen van documenten of bij verplaatsen van mappen met documenten, in de voettekst automatisch het pad ook te laten bijwerken naar de nieuwe plek van de documenten?
    Hier op het werk ben ik m’n ISO9001 documenten aan het hersorteren, nu moet elk document geopend worden om in de voettekst het pad aan te passen… Heidens karwei!

    Ter info: wij hebben hier in de voettekst via snelonderdelen altijd het pad naar de locatie van het document vermeld, zodat gebruikers van de papieren versie van een document onderaan kunnen lezen waar de doc staat. Dat doe ik thuis privé trouwens ook.

    • Beste Hans,

      Wat een interessante vraag! Ik begrijp wat je graag wilt, mijn eerste indruk is dat dit niet automatisch kan. Ik denk dat je inderdaad ieder document moet openen/wijzigen. Aan de andere kant: qua opmaak kun je dergelijke velden (vooraf) instellen. Je zou denken dat dit hierbij ook moet kunnen, vergelijkbaar met een datum die automatisch aangepast wordt bij het openen. Daarom duik ik er graag eens nader in. Mocht ik het niet zelf kunnen vinden, heb je dan bezwaar als ik je vraag online deel? Eens kijken of er iemand is die hier een mooie oplossing voor gevonden heeft. Akkoord?
      Overigens: ik neem aan dat je het pad met behulp van veldcodes invoert? Of typ je het pad zelf in de voettekst?

      Met vriendelijke groet,
      Joyce Dunnewold

    • In aanvulling hierop: als je namelijk werkt met veldcodes, kun je met de rechtermuisknop klikken en kiezen voor Veld bijwerken. Dat is een redelijk snelle manier, maar dan moet je inderdaad nog wel alle documenten openen. Als je de tekst zelf hebt getypt, moet je het volledige pad opnieuw typen, of liever nog op dat moment de veldcode toevoegen.

      • Hallo Joyce,

        Wat een snelle reactie!

        Inderdaad, die filename en dat pad doen we met een veldcode. Als je uit de menulijst in “Snelonderdelen” filename aanklikt, dan krijg je een menuutje waarin je ook apart kunt aanvinken dat het je pad in de voettekst wilt hebben.
        In de voettekst verschijnt dan de filename inclusief het pad naar de locatie van het document.

        Bijvoorbeeld:

        T:\Arbo\Gebruikershandleidingen\Gebruikershandleiding S2 En S3\S2 En S3-Logboek\Instructiekaart S2 En S3.Docx

        Groet,
        Hans Langbroek

        • Ja, dat is inderdaad de juiste manier. Door op F9 te klikken werk je de veldcodes al bij. Maar dan moet je alle documenten nog wel openen. Wat ik wil bekijken, is of we het voor elkaar kunnen krijgen dat de veldcode bijgewerkt wordt als je het document opent. Dan ben jij geholpen toch? Dat moet kunnen, wellicht komt er een VBA-code aan te pas. Het is wat specifiek om hier te behandelen. Wil je mij even mailen op info@haalmeeruitoffice.nl? Ik hoor graag even of het voldoende is dat de veldcode bijgewerkt wordt bij het openen van het document. Dan ga ik daarmee aan de slag. Wil je ook even laten weten in welke versie je werkt? Mvg, Joyce Dunnewold

  3. Hallo Joyce, weet je ook hoe je een afbeelding in excel 2016 (mac) kunt invoegen in voettekst? In vorige versies zat het er wel in, maar ik zie de optie ‘afbeelding’ niet meer bij allerhande zaken die je in kunt voegen. Alvast dank, Groet, Annita

    • Beste Annita,

      Zelf heb ik geen Mac. Ik heb even gezocht, maar volgens mij moet het nog steeds kunnen. Als het goed is kun je tijdens het bewerken van de voettekst op het tabblad Koptekst en voettekst kiezen voor Afbeelding uit bestand. Dit moet dan links naast ‘Naar koptekst’ en ‘Naar voettekst’ staan. Kun je het daar vinden?
      Zo niet, is het handig als je mij even een schermafdruk kunt sturen, dan zie ik hetzelfde als jou. Dat mag naar info@haalmeeruitoffice.nl. Meer informatie over het maken van een schermafdruk vind je hier: https://haalmeeruitoffice.nl/schermafdruk.

      Met vriendelijke groet,

      Joyce Dunnewold
      Haal meer uit Office

  4. Ik heb hetzelfde probleem of vraag.
    En zie inderdaad geen mogelijkheid voor het invoegen van een afbeelding (voorheen kon dit wel); screenshot gestuurd.

    Grtz,
    Laurens

  5. Beste Laurens,

    Dank je wel voor je reactie. Zoals ik al aangaf heb ik geen Mac en ook geen ervaring met Office op een Mac. Je schermafdruk maakt echter veel duidelijk. Je werkt daar in de kop- en voettekst, dat tabblad zie je ook voor je. Is het mogelijk om in de kop- en voettekst te blijven werken en toch naar het tabblad Invoegen te gaan? Dan kun je daar kiezen voor Afbeelding.

    En als dat niet lukt, kun je dan wellicht eerst een afbeelding invoegen, deze knippen, dan naar de kop- en voettekst gaan en de afbeelding plakken? Doordat ik het niet kan testen moet ik even creatief zijn, maar meestal lukt het dan wel met een omweg. Lezers die ervaring hebben met een Mac en het juiste antwoord weten mogen natuurlijk reageren!

    Met vriendelijke groet,
    Joyce Dunnewold

  6. Hallo Joyce,

    Optie 1 heeft Annita al geprobeerd. Er is geen mogelijkheid om via tabblad Invoegen iets zoals een afbeelding in te voegen.
    Optie 2 werkt helaas ook niet; afbeelding wordt niet ingekopierd

    Screenshots zijn ter illustratie via email gestuurd.

    • Beste Laurens,

      Via de e-mail hebben we intussen al wat contact gehad. Ik zal hier ook nog even reageren, voor gebruikers die dit probleem in de toekomst misschien ook krijgen:

      Soms is het heel toevallig: er is vandaag een nieuwe versie van Excel voor de Mac uitgekomen, versie 15.36 (nog niet beschikbaar in alle talen). Een van de aanpassingen is dat je afbeeldingen toe kunt voegen aan de kop- en voettekst, in vorige versies kon dit niet.

      Met vriendelijke groet,

      Joyce Dunnewold

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: