Microsoft To-Do

Gebruik jij Office 365? Dan heb je vast gezien dat er mooie extra apps beschikbaar zijn naast de geijkte programma’s als Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Je kunt hier heel veel aan hebben en ik besteed er vanaf dit jaar dan ook meer aandacht aan. Wees gerust: ook de andere programma’s blijf ik gewoon behandelen.

Een van de apps die ik dagelijks gebruik is Microsoft To-Do – onderdeel dus van Office 365 (bij de licenties Business Essentials en Business Premium). Zeer waarschijnlijk word jij ook verliefd (nou ja, bij wijze van spreken dan…) op deze app, dus laten we snel kijken wat het is.

De app

Het idee achter Microsoft To-Do is dat je al je taken op 1 plek kunt verzamelen. En ja, dit is wat tegenstrijdig: ik verkondig immers altijd dat je dit in Microsoft Outlook ‘moet’ doen. Het mooie is dat To-Do en Outlook heel goed samenwerken. Plaats je taken in Outlook, worden deze ook in To-Do gezet en vice versa. Bij het voltooien werkt het uiteraard net zo.

Via https://www.office.com ga je naar de app To-Do, of ga naar https://todo.microsoft.com/nl-nl. Je kunt er online mee werken, maar de app ook downloaden. Zet het vooral op je laptop en/of computer, maar ook op je telefoon. Log steeds in met je Office 365-e-mailadres, zodat je profiteert van de synchronisatie.

To-Do

Waarom To-Do?

In To-Do is het overzicht net wat prettiger dan in Outlook, mede door de verschillende takenlijsten. Verder kun je in To-Do subtaken maken, dat is ideaal. Zo hak je grotere taken in kleinere onderdelen en zijn ze beter te behappen. Zelf vind ik het prettig om taken een einddatum te geven. Zo weet ik zeker dat ik er op tijd mee aan de slag ga. En daar komt het fantastische onderdeel “Mijn dag” om de hoek kijken. Daarmee krijg je suggesties over wat je vandaag moet doen, hierover later meer. Verder kun je in To-Do belangrijke taken markeren. Kortom: hoewel het in grote lijnen hetzelfde is als de taken in Outlook, gaat To-Do weer net een stap verder.

Net als bij OneNote is het soms lastig om mensen direct de toegevoegde waarde in te laten zien. Je moet het gebruiken om het te ervaren. Maar je kent me intussen vast al een beetje: ik ben alleen zo bevlogen over programma’s (apps) waarvan ik de toegevoegde waarde zie. En veel van mijn klanten zijn intussen razend enthousiast over To-Do, dus dat zegt ook wel wat.

Dit is echt iets voor mij!

De lijsten

Als je bent ingelogd worden de taken uit Outlook automatisch gesynchroniseerd met To-Do. Ze komen in de lijst Taken. Links klik je op Nieuwe lijst om een eigen lijst te maken. De taken die op de andere lijst horen, sleep je daar gewoon heen.

To-Do lijsten

Zoals je ziet heb ik verschillende lijsten. Ik gebruik To-Do zowel privé als zakelijk. De taken bij Taken zijn mijn privétaken. Een lijst Kopen lijkt misschien wat gek, maar ik bedenk me 100 keer dat ik iets nodig heb en wanneer ik aan het winkelen ben weet ik niet meer wat dat nou ook alweer was. Is dat herkenbaar of zeg ik nu iets heel vaags? Dan heb ik twee zakelijke lijsten, nog een privélijst en een voorbeeldlijst voor dit artikel.

Gebruik jij To-Do op je werk, wil je dit vast zakelijk houden en dus geen privézaken toevoegen. Je kunt dan al je taken op 1 lijst laten, of bijvoorbeeld een taak per opdrachtgever (manager/directeur) maken of een lijst maken voor een project.

Op iedere lijst kun je nieuwe taken aanmaken. Deze taken verschijnen ook in Outlook. Het maakt niet uit waar je nieuwe taken maakt, in Outlook of in To-do, kies gewoon wat voor jou prettig is of wat op dat moment het makkelijkste uitkomt. Ter indicatie: wanneer ik in Outlook werk maak ik taken aan in Outlook, in de meeste andere gevallen gebruik ik To-Do.

Ook bij het voltooien van taken maakt het niet waar je dit doet: lang leve de synchronisatie.

Mis geen tips!

Opties voor taken

Bij het aanmaken van taken heb je verschillende opties. Zo kun je een einddatum kiezen, een herinnering instellen, notities toevoegen, herhalende taken maken, noem maar op. Die mogelijkheden heb je zowel in Outlook als in To-Do. In To-Do heb je vervolgens nog de mogelijkheid om taken toe te voegen aan Mijn dag (hierover later meer) en te markeren als Belangrijk. Ook kun je dan subtaken aanmaken.

To-Do Taken

Een taak maken

Het maken van een taak in To-Do is heel eenvoudig. Ga naar de lijst waar je een taak wilt hebben en klik op Taak toevoegen. Typ de (naam van de) taak en druk op Enter. Klik je op de taak zie je rechts de genoemde opties.

To-Do opties taken

De verschillende opties spreken voor zich. Het enige wat in To-Do (nog) niet kan, is het werken met bijlagen. Als je in Outlook bijlagen hebt toegevoegd, zie je die in To-Do niet en in To-Do kun je de bijlagen ook niet toevoegen. Natuurlijk kun je de taak in dat geval in Outlook openen.

Mijn dag

Dan komen we bij het in mijn ogen belangrijkste onderdeel van Microsoft To-Do: Mijn dag. Bepaal ’s morgens eerst wat je wilt doen, nog voordat je ‘echt’ aan het werk gaat. Hiervoor klik je rechtsboven op het lampje.

To-Do Mijn dag

Je krijgt dan suggesties van taken die je nog moet uitvoeren, gebaseerd op de aangegeven einddatum.

To-Do taken toevoegen Mijn dag

Druk op de plus om de taak toe te voegen aan Mijn dag. De taak zelf blijft staan op de lijst waarop je deze gezet had, maar staat ook bij Mijn dag. Ben je klaar druk je op Gereed. Ga vervolgens naar het onderdeel Mijn dag. Die taken moet je vandaag doen, naar de rest van je taken hoef je die dag niet meer te kijken. Geen afleiding dus van andere taken, maar een helder overzicht.

Overigens kun je taken ook altijd vanuit de lijsten toevoegen aan mijn dag, klik hiervoor op het zonnetje (zie afbeelding bij onderdeel Een taak maken).

Druk op het rondje voor een taak om de taak te markeren als Voltooid. In Mijn dag blijven de voltooide taken staan, zodat je goed de voortgang ziet. Bij alle andere lijsten verdwijnen de voltooide taken direct uit het zicht.

Nadelen

Zijn er dan geen nadelen? Jawel. Ik noemde er al een: in To-Do zie je geen bijlagen. En als je in To-Do subtaken hebt gemaakt zie je deze niet in Outlook. Ik hoor ook wel eens dat mensen het vervelend vinden dat je nog een extra app open hebt. Voor mij geeft To-Do ruim voldoende toegevoegde waarde, ik vind het niet erg om er nog een programma voor te openen. Ik daag je uit: probeer het eens twee weken. Het enige dat je hoeft te doen is op https://www.office.com naar de app To-Do te gaan en in te loggen. Dat kan ook via https://todo.microsoft.com/nl-nl.

Maak een paar lijsten, versleep wat taken en profiteer van het gemak. Als je het toch niets vindt, houd je het bij de takenlijst in Outlook. En vind je het geweldig? Dan zie ik het bedankje wel komen :-).

Wunderlist

Op https://import.todo.microsoft.com/ kun je de lijsten en taken van Wunderlist importeren.

Ik wil een training volgen.

1 gedachte over “Microsoft To-Do”

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: