Overzicht agenda’s (overlayweergave)

Iedereen die met meerdere agenda’s werkt weet het belang van overzicht houden. Hoe houd jij het overzicht? Outlook heeft hier een mooie optie voor: de overlayweergave. Hiermee leg je agenda’s over elkaar heen, waardoor je direct ziet welke afspraken er voor een bepaalde dag (tijd/week/maand e.d.) gepland staan, zonder verschillende agenda’s te hoeven raadplegen. Dit is handig als je werkt met een agenda privé en zakelijk, maar ook als je toegang hebt tot agenda’s van bijvoorbeeld directieleden. 

Overlayweergave instellen

Als je in Outlook naar de agenda gaat, kun je linksonder aangeven welke agenda’s je wilt zien. Alle agenda’s met een vinkje ervoor komen op je scherm te staan, naast elkaar. Vanaf de tweede geopende agenda staat er linksboven, naast de naam van de agenda, een pijl.

Overlayweergave (naast elkaar)

Door op de pijl te klikken, schuift de agenda over de eerste agenda heen. Op deze manier kun je meerdere agenda’s over elkaar heen schuiven, tot maximaal dertig agenda’s. In mijn voorbeeld laat ik drie agenda’s over elkaar heen zien.

Overlayweergave (over elkaar)

In het voorbeeld heb ik een weergave per maand gehanteerd. Natuurlijk kan dit ook per (werk)week of per dag. In onderstaande afbeelding zie je de weergave per werkweek. Dan zie je nog duidelijker wie wanneer een afspraak heeft.

Overlayweergave (weergave werkweek)

Kleuren

Iedere agenda heeft zijn eigen kleur. In dit voorbeeld zie je de kleuren grijs, groen en zalmroze. De namen van de agenda’s staan in dezelfde kleur. Om privacyredenen heb ik de namen even onzichtbaar gemaakt, maar stel dat grijs je eigen agenda is, groen de agenda van Piet en zalmroze de agenda Klaas. De afspraken van Piet staan dan ook in het groen en de afspraken van Klaas staan in het zalmroze. De kleuren kun je overigens zelf kiezen (rechtermuisknop, kleur).

Overlayweergave (kleuren wijzigen)

Werken in overlayweergave

Wanneer je de agenda’s hebt weergegeven in de overlayweergave kun je er gewoon mee werken zoals je gewend bent. De afspraken die je maakt verschijnen in de actieve agenda. Dit is de agenda die geselecteerd is, waarvan je als het ware de hele tab ziet. Door op de naam van een andere agenda te klikken wordt dat de actieve agenda.

Door met de rechtermuisknop op de naam van de agenda te klikken en te kiezen voor omhoog of omlaag wijzig je de volgorde van de agenda’s.

Overlayweergave uitschakelen

Je schakelt de overlayweergave uit door weer op te pijl te klikken naast de naam van de agenda (deze pijl wijst nu naar rechts in plaats van links).

Ik vind deze weergave zelf erg prettig, het geeft een goed overzicht van de afspraken. Gebruik jij deze weergave ook? Of juist niet? Of misschien kende je dit nog niet en ga je het nu gebruiken? Ik ben erg benieuwd naar jouw ervaring hiermee. Laat je het hieronder weten?

Mis geen tips!

6 gedachten over “Overzicht agenda’s (overlayweergave)

  1. Hoi Joyce,

    Wow! Hier ben ik blij mee 🙂 Je denkt soms veel functionaliteiten al te kennen, maar dan is dit een mooie verrassing. Ik ga ermee testen!

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: