In mijn vorige blogartikel vertelde ik wat Planner is, hoe je het kunt openen en gaf ik voorbeelden over het gebruik ervan. In dit artikel ga ik meer in op de werkwijze.
Overzicht krijgen
Microsoft Planner: wat is het?
Gebruikers van Office 365 kennen het misschien al: Microsoft Planner. Een geweldige tool om je projecten mee te plannen. Planner is bedoeld om alle taken voor een bepaald project goed te plannen. Het is ideaal om in een team alle projecten/taken af te stemmen, maar ook voor je eigen taken is Planner heel geschikt. Met Planner bepaal je welke werkzaamheden er wanneer en (eventueel) door wie worden gedaan.
Dit delen:
Microsoft To-Do
Gebruik jij Office 365? Dan heb je vast gezien dat er mooie extra apps beschikbaar zijn naast de geijkte programma’s als Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Je kunt hier heel veel aan hebben en ik besteed er vanaf dit jaar dan ook meer aandacht aan. Wees gerust: ook de andere programma’s blijf ik gewoon behandelen.
Een van de apps die ik dagelijks gebruik is Microsoft To-Do – onderdeel dus van Office 365 (bij de licenties Business Basic en Business Standard). Zeer waarschijnlijk word jij ook verliefd (nou ja, bij wijze van spreken dan…) op deze app, dus laten we snel kijken wat het is.
Dit delen:
Werken met taken in Outlook
In mijn trainingen merk ik dat het voor veel secretaresses een uitdaging is om het overzicht te bewaren. Je ontvangt veel e-mails met opdrachten, een manager komt binnen, de telefoon gaat, er zijn terugkerende afspraken, hoe manage je dat allemaal?
Veel secretaresses gebruiken de agenda om hun taken in te zetten. Dit heeft een aantal belangrijke nadelen. Een daarvan is dat je door de bomen het bos niet meer ziet: als je een afspraak moet maken, wanneer kan dat dan nog als je jouw hele agenda helemaal vol staat met taken?
Dit delen:
Markeringen in OneNote
Dat ik vind dat iedere secretaresse met OneNote moet werken, is je inmiddels vast al duidelijk. Om je een beter beeld van de mogelijkheden, ga ik in dit artikel dieper in op een onderdeel van OneNote: namelijk de markeringen.
Veel secretaresses worstelen met het houden van overzicht en deze mogelijkheden helpen je hier zeker mee. Alle markeringen, ook wel tags genoemd, vind je op tabblad Start, bij Markeringen.
Dit delen:
5 tips voor de agenda in Outlook
De meeste secretaresses gebruiken de agenda van Outlook. Het programma is vrij eenvoudig en het gebruik spreekt dan meestal ook wel voor zich. Het gevolg is vaak dat mensen denken dat ze alles wel weten, terwijl bij trainingen vaak blijkt dat veel handige opties onbekend zijn. Daarom in dit blogartikel: 5 tips voor de agenda in Outlook.
Dit delen:
Voorwaardelijke opmaak in Excel (cijfers)
Al eerder schreef ik een blogartikel over hoe je voorwaardelijke opmaak in Excel toe kunt passen. Toen heb ik vooral uitleg gegeven over voorwaardelijke opmaak bij tekst. Natuurlijk is er veel meer mogelijk met voorwaardelijke opmaak.
Wanneer je cijfers vergelijkt, is voorwaardelijke opmaak bijvoorbeeld ook ideaal. Zo krijg je snel overzicht in je gegevens. Er zijn dus veel manieren om voorwaardelijke opmaak toe te passen. In dit artikel geef ik je 3 voorbeelden, zodat je weet hoe het werkt. Daarna kun je er daarna zelf mee aan de slag, om jouw gewenste variant te maken.
Dit delen:
Gebruik voorwaardelijke opmaak voor meer overzicht in Outlook
Weet je dat je heel eenvoudig meer overzicht kunt creëren met voorwaardelijke opmaak? Deels doe je dat al. Denk bijvoorbeeld aan het vet en in blauw weergeven van ongelezen e-mail. Zo kun je bijvoorbeeld ook e-mail van je manager of belangrijkste klant in een roze kleur weer laten geven. Of mailtjes waarin je in de cc staat in het groen, of reistijd in het grijs (in de agenda). Dit bepaal je zelf heel eenvoudig.
Dit delen:
Gebruik stemknoppen voor snelle antwoorden
Stuur je een e-mail waarbij je alleen een simpel antwoord verwacht? Gebruik dan stemknoppen. Voor beide partijen heeft het gebruik van stemknoppen voordelen. Jij bereidt de vraag zo voor, dat de ontvanger slechts een keuze hoeft te maken uit enkele mogelijke antwoorden. Hierdoor kan de ontvanger de e-mail supersnel verwerken. Dit vergroot de kans dat je ook daadwerkelijk antwoord krijgt. Bovendien heeft dit nóg een aantal belangrijk voordelen.
Dit delen:
Presentatie structureren d.m.v. secties
Wanneer je in PowerPoint werkt aan grote presentaties met veel dia’s, kan het lastig zijn om het overzicht te houden. Werk dan met secties, zodat je dia’s die bij elkaar horen in groepjes in kunt delen. Geef je een presentatie over je bedrijf, dan maak je bijvoorbeeld secties over het verleden, het heden en de toekomst, of voor de verschillende onderdelen van je bedrijf. Moet je samen met collega’s ieder een deel van de presentatie maken? Geef de secties dan de namen van de personen die er verantwoordelijk voor zijn.
