Vergaderen in Teams

De kans is groot dat je op dit moment verplicht thuiswerkt. Hoe zorg je er dan voor dat het werk toch gewoon door kan gaan? Er zijn heel veel oplossingen voor, waarvan Microsoft Teams een hele belangrijke is.

Al eerder schreef ik:

In dit blogartikel leg ik je uit hoe je een online vergadering kunt starten of daaraan kunt deelnemen en welke mogelijkheden je in Teams hebt tijdens de vergadering.

Nieuwe vergadering plannen vanuit Teams

Teams is gekoppeld aan jouw agenda. (Is dat niet het geval, overleg dan even met ICT. Het kan zijn dat deze functie uitgeschakeld is.) Klik je dus links in de balk op Agenda, zie je jouw agenda. Klik vervolgens rechtsboven op Nieuwe vergadering om een vergadering te starten of dubbelklik op de datum/tijd naar keuze.

Nieuwe vergadering plannen vanuit Teams

Je krijgt dan een beeld dat in grote lijnen lijkt op het maken van een afspraak in Outlook. Hier kun je een onderwerp invullen, de datum/tijd bepalen, collega’s uitnodigen en zo nog een aantal zaken meer.

Nieuwe vergadering plannen vanuit Teams

Bovenaan kun je kiezen uit Gegevens en Planningsassistent. Ook de Planningsassistent lijkt op de Planningsassistent in Outlook. Klik op Verzenden om de uitnodiging te versturen.

Je kunt een Kanaal toevoegen, dan kan iedereen die in het kanaal zit direct deelnemen.

De afspraak komt dan in je agenda te staan. Kijk bij “Deelnemen aan vergadering” om het vervolg te zien.

Nieuwe vergadering plannen vanuit Outlook

Je kunt een nieuwe vergadering ook plannen vanuit Outlook (als dit door je organisatie is toegestaan). Om dit te doen, ga je eerst naar je agenda in Outlook. Daar maak je een nieuwe afspraak/vergaderverzoek zoals je dat gewend bent. Klik vervolgens op Teams-vergadering (dit wordt soms in organisaties uitgeschakeld, dan zie je die knop niet). In de tekst van de afspraak komt nu (onder andere) de link “Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering” te staan. Dat is alles wat nodig is. De rest is gelijk aan een normaal vergaderverzoek. Overigens kun je ook direct klikken op Teams-vergadering en daarna de benodigde informatie invullen. Net welke volgorde je zelf prettig vindt.

Deelnemen aan vergadering

De geplande vergadering staat in je agenda. Wanneer je deze opent, zie je de tekst “Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering”. Klik je daarop, dan open je de digitale vergadering.

Deelnemen aan vergadering

Onder je foto en de knop Nu deelnemen heb je de mogelijkheid om je webcam te starten en het geluid te verzenden (als dat beschikbaar is op je computer/laptop). Je kunt afspreken dat je het geluid uit laat, dat is een stuk rustiger tijdens de vergadering. Overigens zijn de opties bij mij niet mogelijk, op de huidige computer heb ik geen webcam of microfoon. Klik op Nu deelnemen om deel te nemen aan de vergadering.

Wanneer je je muis iets beweegt, krijg je de volgende balk:

Deelnemen aan vergadering

Wanneer je op het 6e icoontje klikt, kun je het gesprek weergeven/verbergen. Daar kun je dus chatten. Klik je op het icoontje met de poppetjes kun je zien we er deelneemt aan de vergadering en eventueel toegang geven. Klik je op het rode knopje met de hoorn hang je op, dus verbreek je de verbinding.

Tip: zit je in een omgeving met een onrustige achtergrond? Klik dan op de drie puntjes en klik op Mijn achtergrond vervagen.

Ook deelnemen zonder Teams

De organisator van de vergadering heeft Microsoft Teams nodig, de deelnemers niet. Dit maakt dat ook mensen buiten je organisatie deel kunnen nemen. Ideaal in deze huidige situatie, zo kun je bijvoorbeeld toch een training door laten gaan, alleen dan online.

Iedereen die Teams heeft gaat bij het aanklikken van de link “Deelnemen aan vergadering” naar Teams (online of de bureaubladversie), heb je geen Teams kom je op een internetpagina. Dan kun je dus ook prima deelnemen. Overigens kunnen alleen deelnemers die Office 365 hebben hun scherm delen.

Je scherm delen

Je kunt je scherm delen door te klikken op het icoontje van een rechthoek met een pijl erin.

Deelnemen aan vergadering

Klik je daarop, kun je kiezen welk scherm je wilt delen. Je ziet namelijk miniatuurversies van je openstaande programma’s. Je kunt een bepaald programma delen, of je scherm (of een van je schermen als je met meerdere schermen werkt). Deel je jouw scherm, zien de deelnemers alles wat op dat scherm staat, ook als je wisselt tussen diverse programma’s.

Tip: wil je iets in Teams laten zien? Wanneer je dan je scherm deelt, zien de andere deelnemers zichzelf. Klik dan links in de balk op het onderdeel dat je wilt laten zien, bijvoorbeeld Teams.

Vergadering opnemen

Je kunt een vergadering ook opnemen. Klik hiervoor op de drie puntjes en vervolgens op Opname starten. De opname kun je vinden in de vergaderchat en in Microsoft Stream.

Bestand delen

Wil je tijdens het vergaderen een bestand delen? Dat kan via de chat, daar kun je een bijlage toevoegen. Of deel het bestand op het scherm, zodat je zeker weet dat iedereen hetzelfde ziet.

Nog meer

Er is nog veel meer mogelijk met Teams. Naast het plannen van een vergadering kun je ook een live-event zoals bijvoorbeeld een webinar organiseren. Ik was met mijn team al bezig met het maken van een online leeromgeving. De lancering hiervoor stond gepland voor juni. Gezien de situatie proberen we dit zo snel mogelijk af te hebben.

Intussen heb ik een heel mooi aanbod voor je: https://haalmeeruitoffice.nl/online-leeromgeving/

Bovenstaande uitleg krijg je dan bijvoorbeeld in een video, waarin ik je in een paar minuten laat zien hoe alles werkt.

Geef een reactie

Nieuw!

Bekijk nu mijn online leeromgeving
en word lid met korting

Naar de online leeromgeving
%d bloggers liken dit: