Verzendlijsten/afdruk samenvoegen

Als het goed is, kent iedere secretaresse de functie Afdruk samenvoegen, om adressen te koppelen met bijvoorbeeld een brief. Veel opties zijn echter onbekend. In dit artikel fris ik je geheugen even op. Daarna verwijs ik je door naar het nieuwste artikel hierover, waarin je nog veel meer tips leest. 

Afdruk samenvoegen

De ene persoon noemt het afdruk samenvoegen, de andere werken met verzendlijsten, eigenlijk komt het op hetzelfde neer. In Word vind je alles in ieder geval op het tabblad Verzendlijsten.

Je kunt werken via de Wizard. Zelf vind ik het veel eenvoudiger om de stappen rechtstreeks te doen, dus zonder de wizard.

Hoewel je in Word een adressenlijst kunt typen als je gaat starten met het afdruk samenvoegen, wordt deze optie volgens mij vrijwel nooit gebruikt. De kans is veel groter dat je een adressenbestand in Excel hebt en daar ga ik in dit voorbeeld dan ook even van uit.

Of je eerst de brief maakt of eerst de adressen koppelt en daarna de brief pas maakt eigenlijk niet zo gek veel uit. Als je maar weet waar je de samenvoegvelden wilt hebben. De positie van alleen naam- en adresgegevens is natuurlijk al snel bekend. Wil je bepaalde samenvoegvelden in de tekst zelf koppelen, is het natuurlijk handiger om de tekst al klaar te hebben.

De start van het samenvoegen

Om te starten met samenvoegen, moet je de adressen koppelen. Dat doe je door naar het tabblad Verzendlijsten te gaan en bij Afdruk samenvoegen starten te klikken op Adressen selecteren. Dan kies je voor Bestaande lijst gebruiken, zoek je je adressenbestand op en klik je op Openen. Dan geef je aan welk tabblad je wilt gebruiken en klik je op OK.

Invoegen samenvoegvelden

Nu kun je samenvoegvelden aan je document gaan toevoegen. Hiervoor ga je op de plek in je document staan waar je een samenvoegveld ingevoegd wilt hebben en klik je op het tabblad Verzendlijsten bij Velden beschrijven en invoegen op Samenvoegvelden invoegen. Deze knop bestaat uit twee delen. Als je op het icoontje drukt, krijg je een pop-up waar je kunt kiezen welke velden je wilt invoegen. Maar deze moet je daarna op de juiste plek zetten. Daarom klik ik zelf niet op het icoontje, maar op de tekst met het pijltje.

Afdruk samenvoegen (samenvoegveld invoegen)

In mijn geval kies ik voor het veld Naam, daarna druk ik (op mijn toetsenbord) op enter en kies ik de velden Adres, Postcode en Plaats. Natuurlijk steeds met enters/spaties waar nodig. Op deze manier kun je meer velden invoegen, zoals bijvoorbeeld een aanhef. Ook kun je de rest van het document afmaken, als je dat nog niet gedaan had.

Afdruk samenvoegen (voorbeeld samenvoegvelden)

Voorbeeld bekijken

Als je wilt bekijken hoe je document er straks uit zal zien, kun je klikken op Voorbeeld van het resultaat (tabblad Verzendlijsten, bij Voorbeeld van het resultaat). Je kunt door de adressen bladeren door te klikken op de pijlen naast Voorbeeld van het resultaat.  Om het voorbeeld weer uit te schakelen klik je nogmaals op Voorbeeld van het resultaat.

Afdruk samenvoegen (voorbeeld van het resultaat)

Afdruk samenvoegen voltooien

Je kunt de afdruk nu samenvoegen. Dit doe je door, wederom op het tabblad Verzendlijsten, bij Voltooien te klikken op Voltooien en samenvoegen. Je kunt nu kiezen voor Afzonderlijke documenten bewerken…, Documenten afdrukken… of Emailberichten verzenden… Als je brieven wilt maken, kies je altijd voor een van de eerste twee opties. Persoonlijk bekijk ik het resultaat graag voor het printen en zal ik er dus niet zo snel voor kiezen om de documenten direct af te drukken.

Simpele stappen

Afdruk samenvoegen lijkt vaak heel ingewikkeld, maar eigenlijk zijn het dus maar drie stappen:

1. document en adressen koppelen
2. je adresvelden in je document zetten
3. afdrukken

Ik hoop dat het afdruk samenvoegen nu goed lukt. Als je er niet veel ervaring mee hebt, oefen het dan eens. Dat kost je misschien een beetje tijd, maar dan zit de basis er wel in.

Lees daarna ook vooral het blogartikel Verzendlijsten gebruiken, maar dan slim!. In dit artikel geef ik veel extra foefjes, die voor een nog veel beter resultaat zorgen.

Mis geen tips!

4 gedachten over “Verzendlijsten/afdruk samenvoegen”

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: