Wat is Teams?

Microsoft Teams. Gebruik jij het al? Heb je het al eens gezien? Of is het compleet nieuw? In dit artikel vertel ik er graag meer over.

Microsoft Teams is een programma dat veel andere programma’s verbindt. Zeker als je er net mee start is het heel geschikt voor intern gebruik, maar ook voor extern contact zijn er veel mogelijkheden.

Het maakt de communicatie heel eenvoudig. Waar voorheen e-mailtjes over en weer vlogen en je steeds verschillende programma’s moest openen, zit nu alles in 1 programma. Je werkt in Teams en kunt daarin bijna alles openen, zowel programma’s binnen Office 365 als andere apps. Dit zorgt ervoor dat je veel minder hoeft te schakelen.

Maar het biedt meer voordelen. Zo stuur je bijvoorbeeld geen bestanden meer naar iedereen, maar voeg je die toe aan een bericht. Wanneer Teams juist is ingesteld wordt het bericht op SharePoint op de juiste locatie opgeslagen. Dit bespaart veel e-mail en opslagruimte, maar voorkomt ook problemen met versieverschillen.

In dit artikel zal ik enkele onderdelen van Teams uitlichten.

Toegang

Het programma is onderdeel van Office 365 (bij de licenties Business Essentials en Business Premium). Twijfel je welke licentie je hebt of heb je wel de juiste licentie en toch geen toegang tot Teams? Klik dan in Outlook op Bestand, Office-Account. Daar zie je rechts welk abonnement je hebt. Lukt het niet? Overleg dan even met je ict’er.

Het onderdeel Teams

Teams bestaat uit diverse onderdelen, waaronder het onderdeel Teams. Je kunt zelf verschillende teams maken. Hiermee bepaal je wie er toegang krijgt tot alles wat er in dat stukje gebruikt. Binnen dat Team kun je verschillende kanalen maken, bestanden delen, veelgebruikte apps koppelen en dergelijke. Zo bepaal je zelf wie waar toegang toe mag (moet?) hebben.

Kanalen

Per Team bepaal je welke kanalen er zijn. In de kanalen communiceer je daadwerkelijk. Zodra je een Team aanmaakt wordt er automatisch een kanaal Algemeen aangemaakt. Daarop komt algemene informatie te staan.

Blog wat is teams_kanalen_haalmeeruitoffice

Ineke en Nicoline zijn als Gast toegevoegd aan mijn Teams. Dit komt omdat zij geen e-mailadres hebben van Haal meer uit Office, dit zijn dus externe personen.

Daarnaast kun je extra kanalen aanmaken. Het grote voordeel is dat als je ergens over communiceert, alle reacties bij elkaar geplaatst worden. Niet allerlei verschillende e-mailtjes, maar alles overzichtelijk – per onderwerp – bij elkaar.

Blog wat is teams_kanalen1_haalmeeruitoffice

Groot voordeel is bovendien dat als je bestanden deelt op een kanaal, deze direct toegevoegd worden aan het tabblad Bestanden. Als Teams goed is ingesteld, komen deze bestanden direct op de juiste plek op SharePoint te staan. Dit werkt natuurlijk supersnel en erg effectief.

Bovendien kun je aan de kanalen ook Apps toevoegen. Dit kan ik het beste uitleggen aan de hand van een voorbeeld.

Voorbeeld samenwerking Teams/kanalen

Stel je werkt op de afdeling Marketing en Communicatie en daar heb je een Team voor gemaakt. Je werkt aan een belangrijk jaarlijks evenement en hiervoor werk je op een daarvoor aangemaakt Kanaal. Alle (interne) communicatie is dus heel eenvoudig terug te vinden op dat kanaal. Je hebt een draaiboek gemaakt in Excel. Dat draaiboek voeg je toe aan een tabblad. Ook maak je een Wiki, een soort notitiepagina waar alle belangrijke informatie heel beknopt op staat. Deze staat ook op een tabblad. Daarnaast heb je een OneNote-sectie (of notitieblok) waarin je ook veel informatie hebt staan. Ook die koppel je natuurlijk aan het kanaal. Zo kun je nog meer koppelen als je wilt.

Wanneer je nu aan het evenement werkt, kun je alles in Teams doen. Alle benodigde informatie staat daar. Ideaal toch? Dit is een voorbeeld “vanuit mijn eigen situatie” met de verschillende tabbladen, die zullen dit voorbeeld ook meer verduidelijken.

Blog wat is teams1_haalmeeruitoffice

Dit is niet alles wat je in Teams kunt doen. In de volgende blog leg ik je meer uit over de chatfunctie en dat je met Teams ook goed online kunt vergaderen.

Dit is echt iets voor ons team!

 

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: